Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan
masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Suatu filing diperlukan dalam suatu perusahaan karena pentingnya suatu filing yang dilakukan menyangkut :
Ø Dihubungkan
dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti
perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan
dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan
organisasi.
Ø Masalah keamanan
penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu waktu jika diperlukan dapat dengan
mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses
pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu
dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.
Ø FILING
merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu
waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.
Ø FILING yang
dibuat setepat tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau
PAPERS
Dimana Papers tersebut adalah antara lain :
• Surat pembayaran barang
• Surat penerimaan barang
• Surat hutang
• Surat asuransi
• Surat penjualan barang
• Surat pengiriman barang
• Surat-surat administrasi kepegawaian
• Surat-surat pembayaran pajak
• Surat perjanjian perdagangan
• Surat-surat jaminan
• Laporan-laporan keuangan perusahaan
• Daftar harga-harga bahan-bahan dasar
• Dan surat-surat yang lainnya
Surat- surat tersebut penting gunannya bagi suatu perusahaan, karena surat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik.
• Surat pembayaran barang
• Surat penerimaan barang
• Surat hutang
• Surat asuransi
• Surat penjualan barang
• Surat pengiriman barang
• Surat-surat administrasi kepegawaian
• Surat-surat pembayaran pajak
• Surat perjanjian perdagangan
• Surat-surat jaminan
• Laporan-laporan keuangan perusahaan
• Daftar harga-harga bahan-bahan dasar
• Dan surat-surat yang lainnya
Surat- surat tersebut penting gunannya bagi suatu perusahaan, karena surat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik.
B. PENYUSUNAN PAPERS KE
DALAM FILE
Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa
cara misalnya :
1. System penyusunan papers menurut abjad
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini
masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
·
Nama orang, nama pendaftar, nama
mahasiswa dan sebagainya
·
Masalah yang akan dibahas, topic yang
dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan
penemuan kembali papers papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat
penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan
nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic
ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau
nama yang lainya.
2. System penyusunan papers
menurut subyek
Penyusunan papers menurut subyek ini
merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut
dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata mata abjadnya saja.
3. system penyusunan papers
menurut nomor
Penyusunan papers ini dengan jalan
menempatkan file file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs
(adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian bagian
yang berbeda) dari masing masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya
sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers
seperti cek, wesel atau surat surat berharga lainnya.
4. system penyusunan papers
menurut daerah
File ini digunakan pada instansi atau
perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.
5. system penyusunan papers
menurut waktu
Penyusunan file dilakukan dengan
memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat
ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.
C. PERKEMBANGAN
PENYIMPANAN DATA
Perkembangan penyimpanan data yang
diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu waktu dapat diambil dengan mudah cepat
berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb. Ada batas batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file. Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.
Sumber :
http://muhamadekafahrulrozi.blogspot.com/2012/04/filing.html
0 komentar:
Posting Komentar